Asistente Administrativa de Proyectos y Recepción

Over de functie

De administratief assistent ondersteunt de technische afdelingen en projecten van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van administratieve, secretariële en logistieke processen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren en gebruiken van institutionele systemen (PMIS, SharePoint, MS Office) voor inkoop, contracten, reizen, betalingen en operationele aanvragen.
• Bijwerken van leveranciersinformatie, aanvragen, facturen en rapporten van technische samenwerking.
• Coördineren van aanvragen, goedkeuringen en opvolging van programmatische verplichtingen met technische teams.
• Organiseren van de logistiek van workshops, seminars, cursussen en vergaderingen, inclusief deelnemers, materialen, diensten en locaties.
• Regelen van reisroutes, vliegtickets, accommodatie, transport, vergoedingen, visa en officiële reisautorisaties.
• Ontvangen, registreren, digitaliseren, classificeren en distribueren van institutionele correspondentie en het opstellen en verzenden van interne en externe brieven.
• Functie als eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en gebruikers, inclusief telefoonbeheer en registratie volgens veiligheidsnormen.
• Ondersteunen van personeelsadministratie voor tijdelijke krachten en vervanging van projectassistenten.

Gewenst profiel

• Minimaal een afgeronde middelbare school; bij voorkeur een technische of universitaire opleiding in Bedrijfskunde, Secretariële Executieve, HR, Internationale Betrekkingen, Accounting of een verwante richting.
• Minimaal drie jaar progressieve ervaring in administratieve, secretariële of projectondersteunende functies bij publieke, internationale of samenwerkingsorganisaties.
• Volledige beheersing van de Spaanse taal.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende beheersing van Microsoft Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
• Ervaring met institutionele financiële/administratieve systemen (PMIS/ERP) en SharePoint.